Saber qué implica la selección e integración de un Order Management System (OMS) es el primer paso para implementar una solución de este tipo dentro de su organización. ¿Por qué seguir soñando cuando puede ser una realidad?

El Order Management System (OMS) está atrayendo la atención de más y más e-tailers. Esta herramienta omnipotente de gestión de órdenes omnicanal también se extiende a la gestión de las relaciones con clientes, marketing y facturación para proporcionar un servicio de experiencia personalizada a los clientes. En este artículo veremos brevemente los puntos clave sobre cómo implementar uno en su compañía.

Todo el ciclo de vida de un pedido administrada por una sola herramienta. ¿Es esto un sueño? No. Es realidad.

Desde el momento en que un cliente realiza un pedido hasta el momento del envío, hasta el proceso de devolución; un OMS organiza no solo el proceso de gestión de pedidos, sino también las actividades de atención al cliente, gestión de inventario, almacenamiento, facturación y marketing. El riesgo general de que se produzcan errores en cualquier etapa está limitado por la automatización de la gestión de estas tareas a través de un sistema de gestión de pedidos. Los beneficios adicionales que tiene la implantación de una solución así pasan por el ahorro en tiempo y dinero en la gestión comparada con la gestión disgregada de las fases de un pedido.

Un OMS también responde a las necesidades de los e-tailers que buscan ofrecer una experiencia personalizada a sus clientes en todos sus canales de venta. Para las marcas con tiendas físicas, el OMS es aún más relevante porque recopila información del cliente del canal que usó para realizar una compra y ofrece a los clientes la opción de enviar el pedido a la ubicación más conveniente para ellos, ya sea tienda o a casa.

Configuración flexible

Es una tradición establecida que al final de la temporada, las tiendas busquen vender stock sobrante. Los métodos de entrega o las reglas del OMS pueden reconfigurarse a voluntad para garantizar que, si un artículo está disponible tanto en una tienda como en un almacén, el producto ubicado en la tienda física es el que se venda primero, incluso si se vende a través de un pedido online. Esto evitará los gastos asociados con el coste de almacenamiento de estos bienes dentro de un almacén.

Otra ventaja de un OMS es que cualquier persona con una cuenta de administrador puede administrarlo en un panel de control y no requiere la intervención de un desarrollador para cambiar las reglas de envío. Por ejemplo, para el caso mencionado anteriormente, la compañía decidió en septiembre que, a partir de octubre, todos los productos deberían enviarse desde sus tiendas en lugar de desde el almacén central. La regla del OMS que rige este comportamiento se puede modificar fácilmente para que se pueda implementar de inmediato. « El OMS, gracias a su gran flexibilidad, le permite a una compañía revisar fácilmente la estrategia detrás de cómo gestiona los pedidos y el inventario de un mes a otro », dice Thomas Delecourt, analista comercial de OSF Commerce.

Definir un plan de proceso de ejecución

Es necesario establecer los procesos relacionados con la configuración de OMS durante la fase de implementación inicial. Es esencial establecer varios puntos clave, que incluye:

cómo se envían las órdenes; Si los productos se originan en el almacén primero, qué sistemas necesitan acceder a esta información de pedido, cómo se recibe la información del inventario, conocer si hay un flujo de trabajo detrás de este proceso, y si esta información está disponible en tiempo real o no.

En resumen, se debe definir toda la arquitectura del sistema. El otro elemento clave de una implementación sólida es definir el escenario ideal de cómo se enruta un pedido una vez que se ha enviado. Es necesario definir el escenario ideal cuando todo va bien, pero también detallar todos los escenarios posibles en caso de que un paso no sea el planificado. Ejemplos de esto incluyen si un producto no existe, no está en stock en el lugar donde el cliente desea retirarlo, o si el pago no se realiza. Cualquier paso que pueda estar bloqueando la finalización exitosa de un pedido requiere un examen temprano para determinar la mejor manera de evitarlo.

Errores a evitar

Para asegurarse de que no tenemos ningún imprevisto, es necesario tener en cuenta el tiempo requerido para implementar una OMS. Un sistema completo que funciona con un enfoque de comercio unificado tarda aproximadamente de 22 a 24 meses debido a todas las funcionalidades que deben tenerse en cuenta dentro de una sola herramienta. Si la necesidad de una solución OMS es urgente, un consultor integrador puede optar por seleccionar solo las mejores funcionalidades disponibles actualmente en el mercado de acuerdo con el método de comercio convergente. Emplear esta estrategia puede reducir el tiempo para obtener una solución a alrededor de cuatro meses.

La ventaja que se obtiene al implementar un OMS mediante un enfoque por etapas significa que puede aprovechar las bondades de muchos proveedores diferentes para abordar cada uno de sus requisitos únicos. Al evaluar un OMS, es importante elegir uno que se pueda personalizar según sus necesidades. Un integrador profesional ayudará a determinar cómo combinar las mejores soluciones de software que sean de mayor beneficio para su empresa. « Hoy trabajamos con un socio que tiene una oferta global, cada parte de la cual se puede configurar y personalizar de acuerdo con las necesidades del cliente, en cada paso del pedido. Puede elegir priorizar la implementación de un sistema de gestión de pedidos primero y luego esperar un año antes de conectar su CRM y tecnología de marketing a ella. Es fácil conectar los sistemas existentes a una OMS mientras está en construcción « , concluye Thomas Delecourt.

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