Un integrador de sistemas es más que un proveedor de recursos; técnicamente su función es respaldar la transición de un sistema a otro, pero también a nivel organizacional, lo que requiere elegirlo con mucha cautela.

Más barato y más eficiente, estas son las ventajas del integrador cuando una empresa no puede usar recursos internos. Hablando de manera general, hay dos tipos de integraciones: una para proyectos puntuales, de naturaleza puramente técnica y otra para la estructuración de proyectos complejos, que requieren un apoyo real para la gestión del cambio.

Para este último, los contratistas se inclinan por ser acompañados por integradores que poseen estructuras grandes, cuyo número de consultores puede cubrir un máximo de servicios. Pero dependiendo de la casuística con la que nos encontremos; proveedores de servicios altamente especializados pueden ser preferibles. “Para un integrador, la especialización es una ventaja”, dice Michael Galet, Customer Engagement Director de EMEA en OSF Commerce, quien señala que una ampliación excesiva de la gama de servicios del proveedor puede ser una manera de dispersión.

Comprender los criterios de reputación y coste

Muy a menudo, la reputación y las referencias son los criterios preferidos por las empresas en la búsqueda de un proveedor. “Tener cuidado de que esto siga siendo un criterio de selección y no una elección. Los contratistas deben tener la capacidad de compararse con referencias equivalentes”, advierte Michael Galet.

Luego viene el criterio del coste. Uno debe desconfiar de las tarifas extremas, en ambas direcciones. Las propuestas excesivamente caras pueden ser la base de un malentendido de lo que se debe hacer. Por el contrario, las tarifas muy atractivas pueden ocultar la voluntad de un integrador de “comprar una referencia”, o ser indicativo de una estimación pobre del trabajo a realizar, “que a todas luces causa problemas al final”, continúa Michael Galet.

Del mismo modo, algunos proveedores ofrecen plazos que son demasiado cortos para poder confiar en estos. El criterio de la disponibilidad de los equipos también está sujeto a requisitos de realismo, las dos partes se exponen a complicaciones si los plazos son demasiado difíciles.

Gestionar RFPs de manera inteligente

En términos de integración, una RFP puede limitar la creatividad y la experiencia de los integradores que dan respuesta, ya que impone una respuesta en un contexto particular, mientras que las propuestas de los candidatos son a menudo incomparables entre sí. En cualquier caso, el cliente debe saber cómo rodearse y no reproducir las RFP dedicadas a otros tipos de necesidad (Por ejemplo, cuestionar que el mercado para un ERP no es equivalente al de un site de E-commerce).

La mejor forma de construir su RFP sigue siendo adoptar un “enfoque anglosajón”, es decir, seleccionar la primera parte de la propuesta de un integrador y luego construir conjuntamente el proyecto. Esta iniciativa requiere valentía en la gestión porque el cliente elige un proveedor sin conocer la “factura final”. Un riesgo que puede recompensarse generosamente en el largo plazo. “Los mejores proyectos son aquellos que se llevan a cabo en modo asociación entre la empresa y el integrador. La confianza es primordial y no se puede sentenciar en una convocatoria de RFP. Y es gracias al humano que se crea esta asociación”, insiste Michael Galet . Una solución a esta incertidumbre puede ser probar al integrador en un proyecto auxiliar, como un POC (Proof of Concept), sin una licitación.

El desafío de una buena RFP radica en dejar que el integrador haga su mejor propuesta en función de su experiencia, dejar que muestre lo que le hace incomparable a otros proveedores: “Sin duda es imposible comparar sin un marco de trabajo, pero entre un marco rígido y desconectado de la realidad y un procedimiento libre imposible de evaluar, se puede encontrar un equilibrio trabajando en modo colaborativo durante la licitación “, resume Michael Galet.

Diferenciar la fase de estudio

Se debe evitar una trampa: el estudio del proyecto y sus necesidades deben tener lugar antes de la convocatoria de licitación. El cliente no puede esperar que el proveedor del servicio haga el análisis del trabajo antes de que comience la misión. Porque para ser de calidad, la provisión de estudio no debe ocurrir en el marco de una preventa: el integrador no se presenta tal vez en su perfil más preciso. Es durante esta fase de encuadre que las empresas deben estar acompañadas, a fin de obtener una respuesta de calidad por parte de los integradores.

Centrarse en la flexibilidad

Y para asegurarse de obtener el mejor equipo en su proyecto, el cliente debe otorgar flexibilidad al integrador. Se deben anticipar restricciones en los tiempos y agenda del proyecto.