La logística es una pequeña ciencia que no todos los actores del comercio electrónico dominan. Entre las herramientas más útiles para optimizar la organización del stock y ayudar a que el personal responsable y los consumidores encuentren fácilmente los productos es el SKU, un indicar únicos que a pesar de su aparente sencillez, tiene un impacto sensible en el día a día de un ecommerce.

Y es que los códigos SKU son esenciales para las tiendas online, con independencia de su sector, producto o público objetivo. A menudo el uso de este identificador es rechazado por la pequeñez del stock a gestionar en determinadas PYMEs, lo que es un error manifiesto, pues el SKU agiliza notablemente la gestión del almacenamiento.

Ni qué decir tiene que los comercios de grandes dimensiones no pueden eludir el uso de SKUs, ya que este identificador les permite manejar grandes volúmenes de productos, que a menudo difieren en pequeños detalles. En la logística, los tiempos de respuestas son vitales, y por ello es necesario que los almacenistas y el resto de personal responsable pueda conocer los pormenores de un artículo (departamento, proveedor, etc.) en cuestión de segundos. Esta es la razón de ser del código SKU.

Las confusiones, las pérdidas o incluso los olvidos en la gestión de pedidos son el ‘precio’ real de prescindir de este identificador, motivo por el que la logística actual lo continúa usando activamente. Pero ¿qué es un SKU exactamente y se elabora?

¿Qué es un code SKU y cómo interpretarlo?

El llamado Stock Keeping Unit (más conocido por sus siglas, SKU) es un identificador alfanumérico que permite individualizar los productos de un catálogo, a través de un código único que facilita su localización y previene confusiones entre los diferentes items, así como entre unidades de un mismo producto (aunque sin llegar a convertirse en una referencia propiamente).

Ejemplos de SKUs pueden ser ‘SKU: H1011’, ‘SKU: CK18’ o ‘SKU: Y1020’. Pero ¿cómo se elabora este código? Aunque no existen reglas al respecto, sí deben aplicarse una serie de principios en la construcción de códigos SKU.

Si disponemos de un ecommerce de calzado masculino, por ejemplo, un SKU apropiado para unos mocasines azules de cuero de talla 40 sería: SKU: MC40-A. Como se hace evidente, la primera letra indica el tipo de zapato, la segunda el material utilizado, el número se corresponde con la talla y por último encontramos el color ―más adecuado resultaría asignar un número al color, para evitar confusiones entre tonos que comiencen con la misma letra: amarillo, añil, etc. Asimismo, se evitarían confusiones entre tonos de un mismo color, como entre el azul turquesa y el ultramar.

En líneas generales, el SKU se emplea a modo de código de barras que se asigna a cada artículo del inventario, lo que no significa que sea igual al código EAN o que pueda suplir su función. Forma, pues, parte de un sistema de control de inventario, representando la unidad más pequeña de un producto que se comercializa.

Es posible que una start-up encuentre innecesario el uso de tales identificadores, pero incluso a pequeña escala, este comerciante deberá lidiar con mayoristas o minorista y necesitará llevar un control riguroso de sus existencia. Desde la perspectiva del cliente, la existencia de SKUs puede facilitarle la ubicación de un producto determinado. De ahí que este código sea público en muchos ecommerce, pudiendo encontrarse en la misma ficha del artículo.

En definitiva, el uso de código SKU tiene implicaciones y beneficios a todos los niveles: clientes, proveedores, insiders de la empresa, etc. Y es que la adopción de estos identificadores pueden mejorar significativamente la experiencia de compra, tal y como se desvelará en las siguientes líneas, junto a otras ventajas inestimables de estos códigos.

¿Cómo ayuda el SKU al comercio electrónico?

Una vez hemos aclarado qué significa el código SKU, merece la pena profundizar en algunos de sus principales beneficios para el comercio electrónico:

Optimizar el seguimiento del inventario

La principal fortaleza del uso de referencias SKU es la mejora del seguimiento del inventario: su estado, su volumen, las necesidades de reabastecimiento, etc. Todo ello permite a los minoristas tomarle el pulso al stock y adelantarse a la demanda futura, distribuir el presupuesto y tomar otras decisiones de importancia.

Pero ¿sabías que Amazon cuenta con 400 millones de productos? El chequeo de este vasto género no podría hacerse sin la presencia de SKUs, ya que facilitan la automatización de tareas tan básicas y esenciales como el conteo de las existencias. Este código, además, cuenta con la doble ventaja de ser legible tanto por dispositivos electrónicos como por seres humanos.

Mejorar la comunicación entre los almacenistas y los comerciales

Como venimos avisando, los SKUs se emplean a nivel interno, aunque ejerce una influencia notable a todos los niveles (proveedores, clientes, etc.). Esto se debe a que el uso de tales referencias agiliza la comunicación interna entre los comerciales y los almacenistas, que debe ser lo más fluída posible.

Pensemos en un dependiente de moda masculina que, para responder al email de un cliente, necesita bajar tres plantas y perder diez minutos para comprobar las existencias de unos Adolfo Domínguez. La comunicación entre profesionales de una misma empresa deja mucho que desear en este caso. Pero imaginemos a este mismo dependiente que, tras conocer la existencias del producto con una simple llamada telefónica, informa a su vez a los almacenistas de que los pedidos de dicho calzado están creciendo. Ahora, el responsable de este área puede actuar en consecuencia y solicitar al proveedor un volumen proporcional de este artículo.

Ayuda a determinar el plazo de aprovisionamiento

Los desafíos que afronta un ecommerce no son diferentes a los de un minorista en lo tocante a la logística. ¿Cuál es el punto óptimo de existencias para hacer frente a una demanda determinada? Pasarse de largo implicaría incurrir en costes de depreciación, mientras que ser pesimistas con el volumen de ventas daría lugar a un descubierto, por así llamarlo.

La solución pasa por determinar, con la mayor precisión, el plazo de aprovisionamiento ideal para un periodo determinado, y es aquí donde interviene el uso de códigos SKU, que permiten a los dependientes y representantes medir la rapidez con que se venden ciertos artículos, mientras otros sufren acumulación.

Aumentar la satisfacción del cliente

El agotamiento de las existencias, aunque sólo sea temporal, tiene un impacto fatal en la decisión de compra de clientes potenciales, que no dudarán en acudir a la competencia. Y es que si existe una alta probabilidad de encontrar sin esperas un artículo determinado en otro lugar, factores como la lealtad y la exclusividad pierden importancia.

Gracias al uso del código SKU, es posible contabilizar de inmediato las ventas a través de softwares tipo SaaS, creando alertas cuando ciertos productos desciendan por debajo de un volumen crítico. Esta ventaja reduce la necesidad de mantener un stock auxiliar de artículos de alta demanda, una solución que no siempre es apropiada (los alimentos perecederos, por ejemplo).

Incrementar la eficiencia del material handling

El manejo eficiente de los materiales (que abarcan un amplio espectro de herramientas y máquinas) es vital para eliminar los retrocesos y los pasos en falso, que puedan entorpecer la labor del personal responsable de la logística. Considerando que los productos son la pieza central de un almacén, una clasificación más eficiente de los mismos (como la derivada del uso de referencias SKUs) repercutirá en la eficiencia del material handling.

Reducir las necesidades de personal

De todo lo anterior se deduce que la exigencia de personal en áreas logísticas puede verse reducida, lo que reducirá este coste en el balance empresarial y dará una mayor autonomía a otros departamentos (como el de marketing y ventas) para desarrollar sus estrategias. Dado que buena parte de las tiendas online recurren al outsourcing logístico, este beneficio no tiene por qué conllevar una sangría de personal a largo plazo.

El código SKU no debe confundirse con el UPC ni el EAN

Sin embargo, existen otras referencias que guardan relación con el almacenaje de productos, pero que no debe confundirse con el SKU. Un buen ejemplo es el UPC (Universal Product Code), que se diferencia de las SKUs por su vigencia fuera de la empresa. En otras palabras, una SKU sólo es válida para los profesionales de un mismo ecommerce, mientras que un UPC debe ser igual para todos los negocios de un mismo sector. Este código, además, difiere en su aspecto, pues está formado por doce números y un código de barras.

Por otra parte, el EAN (European Article Number) es el clásico código de barras con el que todos los consumidores están familiarizados. Se construye a partir de trece digitos y 18 barras de diferente grosor y altura, siendo utilizado para identificar cada producto de manera individual, de un modo similar al UPC ―en la práctica, ambos códigos se complementan.

Por otra parte, para los usuarios menos experimentados, las referencias de un ecommerce pueden confundirse con los códigos SKUs, lo que no tendría por qué suceder. Por ejemplo, una sudadera de algodón de la marca Adidas tendrá un SKU similar a este: ‘SKU: SA22-AD (en este caso, el número puede corresponder al estante en que se encuentra el producto). Pero ¿de qué talla es la sudadera? Aquí es donde entran en juego las referencias, que podemos definir como configuraciones distintas de un mismo artículo.

Racionalización contra el exceso de SKUs en tiendas online

Dado que una empresa es un organismo compuesto por la suma de sus partes, la implementación de SKUs no afecta únicamente al área logística, sino que repercute en todos los demás miembros, hasta el cliente final. Incluso podría decirse que el comercial de la última planta pudo incrementar las ventas gracias al almacenista que fue capaz de reducir el delivery de 24 a 12 horas. En una palabra: todo se conecta.

A largo plazo, sin embargo, es normal que los códigos SKU se acumulen hasta formar cifras de cuatro y cinco dígitos en el inventario, lo que en sí mismo no entraña ningún problema. De forma indirecta, sin embargo, un mayor número de referencias da lugar a un mayor costo de la gestión de inventarios, en la mayoría de los casos.

En la actualidad, empresas consultoras como Deloitte se han hecho eco de la proliferación SKUs en los catálogos y de la necesidad de racionalizarlos adecuadamente, que por otra parte es una tendencia creciente en todos los sectores.

Esta problemática guarda relación con la rotación de existencias, especialmente en los ecommerces con márgenes de beneficios más ajustados, ya que una elevada rotación les permite mejorar su rentabilidad. Sin embargo, gigantes como Unilever revelaron que la rotación de stocks sólo contribuía al 5% de sus ventas, teniendo unos costes asociados muy elevados. Por ello, esta multinacional británica tomó la decisión de reducir sus SKUs un 20%, y no son pocas las empresas que han seguido su ejemplo.

En este sentido, una forma excelente de racionalizar los SKUs es aplicar el principio de pareto, determinando cuáles son las referencias menos demandas y sustituyéndolas por items con mejor pegada comercial. El proceso de mantener, reducir o eliminar (cuando corresponda) SKUs del inventario debe realizarse de manera metódica y precisa, utilizando los datos históricos de ventas y la demanda futurible para racionalizar el stock.

Es importante subrayar que la finalidad última de racionalizar los SKUs es reducir costes y optimizar los márgenes de beneficios, pero no se persigue limitar su número porque sí, ya que de ello no se obtendrá ninguna ventaja. Al contrario, la eliminación de un código SKU existente debe sopesarse seriamente, ya que por pequeña que sea su demanda, la misma contribuye a mantener la salud de la cuenta trimestral de resultados, a veces de forma indirecta (por ejemplo, a través de upsells).